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Jefe del área: Petronila Emilia Solano Napan
Av. San José y los calamares S/N, Punta Negra.
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Oficina de Tramite Documentario

OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

La Jefatura de Tramite Documentario y Archivo, es la encargada de conducir y coordinar los procesos del sistema administración documentaria y archivo de la institución, de conformidad de la política municipal y la normativa vigente. Está a cargo de un Funcionario de confianza que depende funcional jerárquicamente del Secretario General t Asesoría Jurídica, es designada por el alcalde.

Artículo 33°_ Son funciones de la Jefatura de Tramite Documentario y Archivo:

  1. Recibir, registrar, clasificar, los documentos y/o expedientes ingresados a la municipalidad, como observar las faltas de requisitos formales y documentales, otorgando un plazo para la subsanación correspondiente  de acuerdo a la Ley 27444.
  2. Distribuir oportunamente los documentos y expedientes que ingresan y salen  de la Municipalidad de acuerdo a la Ley del procedimiento Administrativo General y además normas establecidas respecto.
  3. Controlar el flujo y ubicación de los documentos y de los expedientes dentro de la Municipalidad, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.
  4. Orientar e informar los administrados y público en general  sobre el estado de tramitación de sus expedientes, así como sobre los procedimientos administrativos, emitir copias certificadas de los documentos a cargo de la Municipalidad.
  5. Fedatear documentos para trámites internos, de conformidad con la Ley de Procedimiento Administrativo General.
  6. Formular y proponer documentos de gestión sobre el trámite documentario concordantes con la normativa vigente.
  7. Orientar y capacitar a las diferentes jefaturas  y unidades orgánicas en lo relativo a la tramitación de documentos y expedientes.
  8. Organizar y controlar el mecanismo de Archivo y conservación de los documentos de acuerdo a la normativa emitida por el Sistema Nacional de Archivo.
  9. Coordinación con todas las gerencias, subgerencias, jefaturas y oficinas de la Municipalidad para él envió de documentación al Archivo.
  10. Efectuar la codificación de los expedientes y documentos en general, para proceder a su archivo previa clasificación de los mismos.
  11. Mantener actualizado el archivo de la Municipalidad, y asegurar el cumplimiento de las normas y directivas que emite el Archivo General de la Nación.
  12. Atender la información  y envió de legajo y/o expedientes, solicitado por la Secretaria  General y Asesoría Jurídica Alcaldía o por los demás Gerentes y Subgerentes, con el sello de visto bueno d Secretaria General y Asesoría Jurídica.
  13. Proponer la documentación sujeta a transferir y/o a eliminar ante el Archivo General de la Nación, así como supervisar el cumplimiento de las normas y directivas que emite dicho organismo.
  14. Informar a Secretaria General y Asesoría Jurídica, el desarrollo de sus funciones y/o alternativas de actualización del sistema Archivístico, así como los proyectos, programas y actividades a su cargo.
  15. Proponer el diseño de procesos y procedimientos de archivo y seguridad de su Jefatura orgánica en coordinación con el órgano competente.
  16. Administrar la información que se procede en el sistema de información mecanizado con que cuente la Jefatura Orgánica, para el mejor cumplimiento de sus funciones.
  17. Proponer y ejecutar las normas de control interno aplicable a su unidad orgánica, así como impulsar la implementación de las recomendaciones emitidas por el Sistema Nacional  de control.
  18. Proponer y remitir a la Subgerencia de Planeamiento, Presupuesto  y Racionalización el proyecto del plan Operativo de su área para cada año fiscal y el cuadro de necesidades correspondiente.
  19. Realizar las demás funciones a fines que le asigne Secretaria General y Asesoría Jurídica en materia de su correspondencia.