Oficina General de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria

La Oficina General de Atención al Ciudadano y Gestión Documentaria es el órgano de apoyo, encargado de brindar soporte administrativo al Concejo Municipal y a la Alcaldía; así como de dirigir y controlar el Sistema de Gestión Documental y el Sistema Institucional de Archivo; y el fortalecimiento de las relaciones públicas e imagen institucional. Está a cargo de un funcionario con nivel de Gerente.

Artículo 29°_ Son funciones de la Oficina General de Atención Al Ciudadano Y Gestión Documentaria:

1. Disponer y coordinar el apoyo administrativo necesario para la labor de los integrantes del Concejo y de las Comisiones de Regidores.
2. Citar y asistir a las sesiones del Concejo, conforme a lo dispuesto por el Reglamento Interno del Concejo, así como coordinar la participación de los responsables involucrados en los temas de agenda.
3. Organizar y administrar la documentación del Concejo Municipal, llevar y custodiar las actas de las sesiones de Concejo y suscribirlas con el Alcalde.
4. Poner a disposición de las Comisiones de Regidores, los temas propuestos por la Gerencia Municipal, que ameriten ser dictaminados por dichas Comisiones previos a las sesiones del Concejo.
5. Transcribir, difundir y tramitar la publicación de las Ordenanzas, Acuerdos y Resoluciones, con estricta sujeción a las decisiones adoptadas y a las normas legales vigentes.
6. Transcribir, difundir y tramitar la publicación de los Decretos, Resoluciones y otros documentos emitidos por la Alcaldía.
7. Refrendar los actos del Concejo y los Decretos.
8. Dar fe, certificar, transcribir y expedir los documentos oficiales de la Municipalidad.
9. Supervisar la formulación y ejecución de lineamientos para fortalecer la imagen institucional y relaciones públicas.
10. Atender las solicitudes relativas al procedimiento de transparencia y acceso a la información institucional en coordinación con la unidad orgánica competente, conforme a la normatividad vigente.
11. Programar, organizar y ejecutar las acciones relacionadas con el Sistema de Gestión Documental y Sistema Institucional de Archivo.
12. Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos establecidos referente a la gestión documentaria municipal, ejerciendo la supervisión correspondiente.
13. Organizar la Mesa de Trámite Documentario, encargada de recibir toda la documentación externa para la Municipalidad; clasificarla, registrarla y derivarla a las áreas competentes.
14. Brindar orientación e información al público en general, sobre el estado de sus expedientes (etapas, área de proceso y fecha probable de término), según los plazos establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos.
15. Llevar a cabo las coordinaciones con las áreas de la Municipalidad, a fin de efectuar la mejor distribución y atención de la documentación, de acuerdo a la competencia de las mismas.
16. Brindar el servicio de autenticación de documentos, a través del personal designado, para esos efectos.
17. Supervisar y controlar la integridad de los expedientes concluidos, así como toda la documentación generada en la Municipalidad, para su transferencia al Archivo Central, y de corresponder su eliminación, conforme a la normatividad vigente.
18. Planificar, organizar y ejecutar las actividades de orientación y atención ciudadana, a través de los canales de atención, presencial, telefónica y electrónica, en coordinación con las demás áreas, incluyendo el seguimiento de las solicitudes generadas en Audiencias Vecinales.
19. Ejecutar los procesos técnicos archivísticos de: Organización, descripción, selección, conservación y servicio, de conformidad a lo establecido por el Archivo General de la Nación, ente rector del Sistema de Archivos.
20. Gestionar la designación de los fedatarios de la Municipalidad, según la propuesta formulada por los responsables de las unidades orgánicas y de acuerdo con la normatividad interna que lo regula.
21. Formular, actualizar, proponer e implementar ordenanzas, acuerdos, decretos, resoluciones, directivas, instructivos, procedimientos y otras normas de aplicación institucional, en el ámbito de su competencia.
22. Elaborar y mantener la información estadística básica sistematizada en el ámbito de su competencia.
23. Participar en la implementación progresiva de los componentes que conforman el Sistema de Control Interno (SCI) establecido en las Normas de Control Interno (NCI), en los aspectos que sean de su competencia.
24. Implementar las recomendaciones contenidas en los informes resultantes de las acciones efectuadas por los órganos conformantes del Sistema Nacional de Control, en el ámbito de su competencia.
25. Gestionar la celebración y registro de matrimonios civiles particulares y masivos, de acuerdo a normas y disposiciones del Código Civil.
26. Formular e implementar los lineamientos y estrategias de difusión y publicidad para optimizar la imagen municipal de acuerdo con las políticas institucionales y mejorar el posicionamiento de la Municipalidad como gobierno local, así como supervisar su cumplimiento.
27. Coordinar con las diferentes áreas la programación, desarrollo y difusión de los eventos y actividades.
28. Programar, organizar y dirigir las ceremonias protocolares, en donde participe el Alcalde y los Regidores y las actividades oficiales de carácter general.
29. Mantener informada a la Alta Dirección sobre cualquier tipo de publicación en la que esté involucrada la Municipalidad o sus funcionarios, respecto a sus funciones.
30. Mantener informado a los vecinos y público en general, a través de los diferentes medios de comunicación, los planes, programas y proyectos de la Municipalidad.
31. Aprobar y controlar la edición del material informativo que se publica en la Portal WEB Institucional de la Municipalidad, suscrito, remitido y de responsabilidad de las áreas, manteniendo una coordinación fluida con estas
32. Dirigir el diseño, edición y producción de revistas y cualquier otro producto o material a través del cual se difunda a los ciudadanos o instituciones las acciones o resultados de la gestión municipal, así como de los servicios municipales.
33. Conducir el Libro de Reclamaciones y recepcionar, tramitar y dar respuesta a los reclamos, consultas y/o sugerencias de los vecinos, que se presenten a través de los diferentes canales detención.
34. Dirigir y supervisar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para la gestión del trámite documentario municipal y el archivo central.
35. Planificar, organizar, dirigir y controlar los diversos documentos administrativos emitidos y recepcionados por parte de la Municipalidad Distrital de Punta Negra.
36. Formular y proponer el Sistema de Gestión Documentaria para el seguimiento y control correspondiente de manera física y digital.
37. Administrar el sistema de archivo central de la Municipalidad Distrital de Punta Negra.
38. Establecer técnicas y procedimientos de archivo, consideradas en el Sistema Nacional de Archivos.
39. Efectuar la búsqueda de los documentos en el archivo central, a solicitud de los interesados de los servicios de información interna y/o externa.
40. Elaborar y actualizar el Plan Operativo Institucional correspondientes a su área, con asistencia técnica de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto
41. Cumplir con las demás funciones que le asigne la Alta Dirección o que le sean dadas por las normas sustantivas en materia de su competencia o aquella que le corresponda por norma expresa.